Tất cả những người bắt đầu kinh doanh nhà hàng đều luôn luôn có sự so sánh với những người đồng nghiệp thành công, và đương nhiên không ai so sánh với những người mở nhà hàng sau một vài tháng khổ sở vận hành rồi đóng cửa kinh doanh. Nguyên nhân của sự thất bại trong một dự án kinh doanh nhà hàng là gì? Ai là người có lỗi trong những mô hình đó? Do sai về menu hay về thiết kế nội thất nhà hàng, do đồ ăn không hợp hay đồ uống không đúng chất lượng? Nhưng nếu như một nhà hàng được mở ra bởi một tình yêu và niềm đam mê rất lớn, cuối cùng thì cũng không thành công thì sao? Chúng ta cũng cần nhìn vào một thực tế khác và từ đó tìm ra lời giải thích phù hợp. Kinh nghiệm kinh doanh nhà hàng đã chứng minh rằng thất thoát trong nhà hàng do không thực hiện việc kiểm tra toàn bộ chuỗi nghiệp vụ và thiếu việc kiểm soát công việc của các nhân viên, thực tế sau 2 tháng đã có thể vượt qua số tiền đầu tư một hệ thống quản lý chuyên nghiệp, hoặc thậm chí một số nhà hàng trong những ngày lễ lớn như noel, năm mới… do không có công cụ quản lý tốt dẫn đến quá tải và thất thoát ở mức không thể tưởng tượng được

Những người kinh doanh nhà hàng giàu kinh nghiệm đều biết rằng để khắc phục những vấn đề kiểu như thế này cần một hệ thống quản trị và tự động hóa nghiệp vụ - một công cụ để cải thiện tốc độ phục vụ khách hàng, kiểm soát toàn bộ các nghiệp vụ và giao dịch, một mặt cung cấp các số liệu kế toán chính xác trên các nghiệp vụ phức tạp của ngành nhà hàng. Một hệ thống quản trị và tự động hóa nhà hàng bao gồm một tập hợp các phần mềm và thiết bị chuyên dụng kết nối tất cả chuỗi các nghiệp vụ vào môt mối, điều này cho phép người kinh doanh nhà hàng hàng ngày có thể nhận được các báo cáo phân tích chi tiết và phân tích kết quả tài chính từ việc kinh doanh của mình.

Tự động hóa các nghiệp vụ bán hàng và tính tiền

Với hệ thống các thiết bị máy tính tiền (máy bán hàng, máy order) màn hình cảm ứng đặt rải rác trong nhà hàng, toàn bộ đội ngũ nhân viên của nhà hàng sẽ thực hiện việc nhập trực tiếp thông tin về order của thực khách lên màn hình POS. Thông tin về các món ăn sẽ được tự động phân chia và in ra các máy in chuyên dụng đặt tại nhà bếp và các bộ phận pha chế (quầy bar, quầy hải sản...).
Trong nhà hàng, song song với các máy bán hàng cảm ứng cố định cũng có thể sử dụng các máy PDA hoặc smartphone có cài đặt phần mềm quản lý PocketPOS hỗ trợ như một menu di động, một máy order điện tử cho nhân viên phục vục nhập order ngay tại bàn của khách hàng.
Các máy in chuyên dụng đặt tại nhà bếp và các quầy pha chế sẽ tự động in các phiếu order khi có tín hiệu từ các máy bán hàng gửi xuống.
Thay vì sử dụng máy in phiếu order đặt tại nhà bếp, một số nhà hàng cũng có thể sử dụng hệ thống màn hình hiển thị order với phần mềm KDU bao gồm hệ thống các màn hình lớn đặt tại nhà bếp và quầy pha chế để hiển thị các order đã nhập tử máy POS giúp nhà bếp có được thông tin để chế biến món ăn nhanh chóng và chính xác nhất.

Hỗ trợ bộ phận quản lý và kế toán

Toàn bộ thông tin về kinh doanh: chi tiết các giao dịch, doanh số bán hàng, báo cáo kinh doanh đều có thể dễ dàng được tổng hợp tại bất kỳ thời điểm nào bằng phần mềm Tvintec Manager. Là module phần mềm được thiết kế để chạy trên máy chủ của nhà hàng và giúp người quản lý nhà hàng có thể kiểm soát toàn bộ các chính sách kinh doanh như menu, đơn giá, sơ đồ bàn, danh sách nhân viên và các báo cáo chi tiết từ kết quả kinh doanh.
Trong bất kể nhà hàng nào thì việc kiểm soát và quản lý hệ thống hàng hóa nguyên vật liệu đầu vào đều rất quan trọng. Đây là điều ảnh hưởng rất lớn tới lãi-lỗ của việc kinh doanh. Phần mềm StoreHouse hỗ trợ quản lý toàn bộ các định lượng món ăn, danh sách nguyên vật liệu đầu vào, các nhà cung cấp, các giao dịch với các nguyên vật liệu như lưu thông hàng hóa và cuối cùng là quản lý báo cáo nhập - xuất - tồn và công tác kiểm kê, tính toán chênh lệch, thừa, thiếu, lãi - lỗ từ việc bán hàng.

Bộ phận chăm sóc khách hàng

Chương trình quản lý khách hàng (Loyalty program) thể hiện sự quan tâm của bạn tới khách hàng, trên cơ sở đó kích thích khách hàng thường xuyên tới nhà hàng của bạn. Những điều khách hàng nhận được chính là sự khác biệt giữa dịch vụ của bạn và các đối thủ cạnh tranh là chiêu thức marketing lợi hại nhất của bạn. Với module phần mềm PDS sẽ quản lý toàn bộ cơ sở dữ liệu khách hàng, lịch sử và chi tiết về các bill của khách hàng đã ăn trong nhà hàng. Quản lý hệ thống thẻ thành viên, thẻ VIP, thẻ giảm giá, thẻ trả trước và hệ thống tích điểm.

Quản lý một chuỗi nhà hàng tại văn phòng trung tâm

Với những nhà hàng có văn phòng không đặt tại nhà hàng, hoặc một công ty sở hữu một chuỗi nhà hàng nằm ở nhiều địa điểm khác nhau thì việc quản lý và hoạch định chính sách kinh doanh tổng thể là điều rất cần thiết. Module phần mềm Head-Office sẽ kết nối nhiều nhà hàng vào một máy chủ đặt tại văn phòng trung tâm từ đó hỗ trợ làm việc với nhiều nhà hàng chỉ với một phần mềm trung tâm và tập hợp toàn bộ báo cáo kinh doanh của các nhà hàng về một nơi.

Theo dõi hoạt động trực tuyến

Người chủ nhà hàng có thể dễ dàng kiểm tra tình hình kinh doanh và doanh số của nhà hàng từ bất kỳ đâu với một máy tính xách tay có kết nối wifi bằng phần mềm Web-Monitor. Đây là một công cụ đắc lực giúp những doanh nhân hay phải di chuyển và thường xuyên vắng mặt tại nhà hàng mà vẫn kiểm soát được tình hình kinh doanh tại nhà hàng theo cơ chế thời gian thực.